Ein wichtiger Baustein in der Digitalisierung sind natürlich die Tools und Systeme, die Prozesse und Arbeitsschritte in digitale und automatische Lösungen verwandeln. Dabei hat sich in den letzten Jahrzehnten eine unfassbare Komplexität bei den mög- lichen Lösungen ergeben. Die Vielzahl an Software, die für jede Herausforderung und Problemstellung zur Verfügung steht, ist kaum noch transparent. Daher haben viele Unternehmen auch eine enorme Schwierigkeit bei der Auswahl bzw. Identifikation der richtigen Systeme.
Die elementaren Bausteine für eine optimale Tool Identifizierung sieht wie folgt aus:
- Definition eines High-level-Zielprozesses mit einer sinnvollen Tool-Architektur und entsprechenden Schnittstellen (Festle- gung von Guiding Principles)
- Cross-funktionale Abstimmung der Zielprozessschritte (insb. Process Owner und operative Nutzer)
- Beschaffung einer Top-down-Freigabe und Erzeugung einer durchgehenden Akzeptanz
- Erstellung eines spezifischen Lasten- und Pflichtenhefts basie- rend auf „Leading Practice“ für den Prozess und die Architektur
- Identifizierung der relevanten (ggf. internationalen) Compliance und rechtlichen Anforderungen für die Ausschreibung des Tools
- Durchführung eines Ausschreibungsprozesses inkl. System-De-mo, Verhandlungen und vertraglichen Inhalten
- Erstellung eines Business Cases zur Ermöglichung einer finalenEntscheidung
- Definition und Festlegung eines Implementierungs- und Integ-rationsplans. Diese sollte mit dem Tool-Anbieter in der letzten Phase der Ausschreibung in eimem „statement of work“ fest- gelegt werden
• Abstimmung mit anderen laufenden Projekten (insb. System- projekte, wie bspw. S/4)
Wann ist besonders auf eine vernünftige Toolauswahl zu achten?
- Gerade bei heterogenen Systemlandschaften erfordert die ver- nünftige Toolauswahl viel Aufmerksamkeit.
- Wenn der Aufwand zur Erreichung von Transparenz im Prozess und in den Daten besonders hoch ist.
- Falls der Prozess stark modular ist bzw. eine hohe Anzahl an manuellen Aktivitäten vorliegt.
- Im Falle eines hohen Risiko von Compliance- und regulatori- schen Verstößen.Aber es lohnt sich. Die Früchte einer guten Systemauswahl und Toolintegration sind:• Reduktion und Verbesserung der Durchlaufzeiten
- Verbesserung der globalen Datenverfügbarkeit und -qualität
- standardisierte Prozesse zur Erzeugung der Transparenz undEffizienz
- erhöht die End-to-End-Automatisierung und Integration.Die Herausforderungen und angestrebten Ziele lassen sich in einer einfachen Methodendurchführung zusammenfassen:
