Das BPMN (Business Process Model and Notation) ist vom Ursprung eine Darstellungsart von Prozessen im Geschäftsumfeld. Entwickelt wurde es 1986 bei IBM und ist seit 2011 in der Version 2.0 etabliert.
Durch die wenigen leicht verständlichen Zeichen die auf 4 Grundformen (abgerundetes Rechteck, gedrehtes Quadrat/Raute, Kreis und Pfeil) basieren, ist das Anwenden leicht verständlich und im Laufe der Bearbeitung erlernbar. Durch diese festgelegte Darstellungsart ist eine übersichtliche Struktur auch für eine Dokumentation Dritter leicht zu gewährleisten.
Einzelne Aufgaben eines Prozesses, werden als Aktivitäten durch abgerundete Rechtecke dargestellt und der jeweiligen verantwortlichen Swimlane zugeordnet. Diese Swimlanes verlaufen wie die Schwimmbahnen in einem Schwimmbecken parallel zueinander und stellen jeweils einen separaten Bereich dar, der für die Durchführung dieses Prozesses benötigt wird. Dies können Abteilungen, Personen oder auch IT-Systeme und andere Ressourcen sein.
Die für einen Geschäftsprozess jeweils notwendigen Aktivitäten werden in der zeitlichen Abfolge hintereinander dargestellt und untereinander durch genau einen Eingangs- und Ausgangspfeil miteinander verbunden.
Falls es zwischen den einzelnen Aktivitäten mehrere Auswahlmöglichkeiten gibt oder Entscheidungen notwendig sind, werden zusätzlich „Gateways“ eingefügt, die durch um 45 Grad gedrehte Quadrate gekennzeichnet sind. Mit diesen Weg-Gabelungen werden die möglichen Optionen aufgezeigt und gekennzeichnet ob ausschließlich eine davon mehrere oder auch mehrere gewählt werden können bzw. müssen. Jeder von dem Gateway ausgehende Pfeil wird mit der möglichen Option benannt und zum nächstmöglichen Zeitpunkt wieder an die parallel verlaufenden anderen Aktivitäten angebunden.
Das Ende eines optionalen/parallelen Prozesspfades wird ebenfalls mit einem Gatewaysymbol dargestellt. Der Detaillierungsgrad der Prozesse kann je nach Stand der Bearbeitung vertieft werden oder für den großen Überblick mit weniger Informationen dargestellt werden.
Die für die Erfüllung des Prozesses notwendigen zusätzlichen Hilfsmittel, die keinerlei Aktivität an sich haben, werden als Datenobjekt optisch wie ein Blatt Papier mit Eselsohr) dargestellt und an der Aktivität mit gestrichelten Pfeilen platziert.
Vorteile
• visuell klare Zuordnung zeitlich und organisatorisch möglich
• Start und Durchführung sehr einfach
• Einführung auch möglich nach klassischem Whiteboard/Postit-Brainstorming durch verschieben der Zettel in die richtige Anordnung
Nachteile
• Platzbedarf ist je nach Detaillierungsgrad h.her
• Kreativität kann durch Prozessdarstellung zu früh eingeschränkt werden