Neue Technologien und digitale Methoden sind das Rückgrat intelligenter Automatisierung und damit der digitalen Transformation. Das beste Beispiel dafür: Robotic Process Automation (RPA). Die RPA-Software nutzt die Benutzeroberfläche unter- schiedlicher Anwendungen und reproduziert über die Benutzerschnittstellen Handlungen menschlicher Nutzer.
Der Vorteil: Durch individuelle Konfigurationen können bisher manuelle, zeitaufwändige, regelbasierte und wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden. Und zwar individuell zugeschnitten auf die jeweilige Infrastruktur der Organisation. Damit liefert RPA einen wichtigen Beitrag zur unternehmenseigenen Digitalstrategie.
Ein einfaches Beispiel für eine RPA-Anwendung sind Ergänzungsanwendungen. Ein RPA kann bei einer digitalen Bestellung bestimmte Nummern aus einer Tabelle ergänzen. Nehmen wir beispielsweise an, dass bei jeder Bestellung eine Nummer für den Anlieferstandort ergänzt werden soll. Der Roboter bekommt dann den Auftrag jede Bestellung im System zu öffnen, das Feld des Anlieferstandorts zu lesen. Dieser Text wird in einer Tabelle gesucht und die richtige, beistehende Nummer wird auswählt und kopiert. In der Bestellung wird die Nummer in die dafür vorgesehen Zelle einfügt. Die Bestellung wird wieder geschlossen und in einer weiteren Tabelle dokumentiert der Roboter, dass er seine Aufgabe in der Bestellung XY durchgeführt hat. Danach wählt er sich eine neue Bestellung und führt dieselbe Aktivität durch.
Herausforderungen einer RPA-Implementierung:
- Trotz optimierter Prozesse sind viele manuelle Tätigkeiten noch notwendig, um Daten zu ergänzen und Informationen oder Genehmigungen einzuholen
- SAP-basierte Prozesse benötigen für einen automatischen Durchlauf eine hohe Qualität an Inputdaten (Bsp. Rechnung vs. Bestellung).
- Bei unterschiedlichen Geschäftsmodellen ist ein hoher Standardisierungsgrad schwierig zu erreichen und Standardtools (z.B. für Bauleistungen) nicht am Markt verfügbar.
- Die Disziplinierung der Geschäftspartner kann als kontinuierlicher Verbesserungsprozess etabliert werden, ist aber in der Regel unzureichend für einen hohen Automatisierungsgrad.
- Die Vielzahl von gelegentlichen Prozessanwendern erschweren die Qualitätskontrolle.
Die Vorteile einer RPA-Anwendung sind sehr vielfältig.
• Finanziell
– RPA ist noch effizienter als ein Offshore-SSC-Center.
– RPA Projekte amortisieren sich bereits innerhalb weniger Jahre (im Durchschnitt nach ein bis zwei Jahren).
– RPA-Implementierung ermöglicht hohe Einsparpotenziale.
• Governance & Compliance
– Prozesstransparenz steigt mit RPA, da die Prozesse regel-basiert durchlaufen und die einzelnen Schritte dokumentiertsind.
– Prozesskonformität und -konsistenz der Prozesse werdendurch Automatisierung sichergestellt.
– Hoher Compliance-Grad (Minimierung von Fraud-Risiken)wird erreicht.
• Technisch & operativ
– RPA nutzt vorhandene Systeme und Technologien, statt neue Schnittstellen zu entwickeln.
– RPA Lösungen lassen sich schnell entwickeln und implemen- tieren.
– RPA bietet eine skalierbare Lösung mit Prozesseffizienzstei- gerung.
• Mitarbeiter
– Automatisierung manueller, regelbasierter Tätigkeiten ermög-licht die Kapazitätssteigerung bzw. -verlagerung.
– Roboter sind 24/7 aktiv .
– Operative Teams haben durch die Kapazitätsverlagerung Zeitfür das, was sonst unerledigt bleibt.
– Durch die Automatisierung von manuellen Tätigkeiten werden qualitativ hochwertigere Ergebnisse generiert, wodurch der Aufwand für Nacharbeiten in den operativen Teams reduziert wird.
