Ziel der Methode World Café ist es, in einer informellen Atmosphäre große Gruppen von 50 bis 200 Menschen in intensive Gespräche, Diskussion und Ideenfindungen zu einer gemeinsamen Herausforderung zu bringen. Auf diese Weise kann das kollektive Wissen und die kollektive Intelligenz der Gruppe genutzt werden, um Probleme zu definieren, Anforderungen zu ermitteln und neue Lösungsideen für komplexe Themen zu erarbeiten.
Leitidee dieser Methode ist die entspannte Atmosphäre eines Straßencafés, in dem sich Menschen zwanglos unterhalten. Die Teilnehmer sitzen typischerweise an kleinen runden Caféhaustischen, an denen jeweils vier bis fünf Menschen Platz finden können.
World Cafés finden oft in internationalen Konzernen, politischen Organisationen, Gemeinden, Städten, Verbänden et cetera statt. Die Methode ist besonders wirkungsvoll bei heterogenen, durchmischten Teilnehmergruppen, die von einem gemeinsamen Thema betroffen sind. Sie eignet sich gut, um
– unterschiedliche Sichtweisen zu einem Thema zusammenzuführen,
– innerhalb kurzer Zeit einen Handlungsplan zu entwerfen,
– gemeinsam Strategien zu entwickeln
– Feedback und Resonanz zu bereits erarbeiteten Vorschlägen zu geben und gegebenenfalls Verbesserungsvorschläge zu erarbeiten
– im Rahmen von Projektauswertungen oder Erhebung von Zwischenständen.
Ein regelmäßiger Nebeneffekt ist die Vernetzung der Teilnehmenden, die durch die interaktiven Diskussionsrunden quasi nebenbei passiert.
Um erfolgreich die digitale Transformation im Unternehmen voranzutreiben, muss der Dialog zwischen den Beschäftigten über die Themen der digitalen Transformation vertieft werden. Das World Café ist dafür eine geeignete Methode, die es ermöglicht mit einer nahezu unbegrenzten Teilnehmerzahl zielgerichtet überausgewählte Themen zu sprechen. Dafür finden sich die Teilnehmer in einem Café-ähnlichen Setting zu den sogenannten Dialogrunden an kleinen Tischen zusammen und wandern nach Ablauf des Dialogzeitraums im Uhrzeigersinn an andere Tische. Während zunächst in diesen kleineren Gesprächskreisen übergreifende Zusammenarbeit und systemische Denkweisen wachsen, wird im Laufe des Events eine umfassende Schwarmintelligenz aufgebaut, die tiefgreifende Handlungsempfehlungen hervorbringen kann. World Cafés bieten sich an, wenn Wissen ausgetauscht oder Themen untersucht werden sollen, jeder Teilnehmer zu Wort kommen und in die Ergebnisverantwortung einbezogen werden soll und authentische Gespräche explizit erwünscht sind.
Das Event sollte mindestens mit 12 Personen durchgeführt werden. Es empfiehlt sich jedoch eine größere Teilnehmerzahl zwischen 60 und 200 Personen. Die Erfinder der Methode haben Veranstaltungen mit bis zu 1200 Personen durchgeführt. Die Methode stammt von Juanita Brown und David Isaacs. Als Grundannahme, die mit dem World Cafés einhergeht, sagen die beiden in ihrem Buch ’Das World Café‘, dass Menschen bereits das nötige Wissen und die Kreativität in sich tragen, um selbst die schwierigsten Herausforderungen bewältigen zu können.
Weltweit existieren mittlerweile viele Typen des World-Cafés, z.B. das Solutions-Café. Mit dem Solution Café können konkrete Handlungsschritte für die Umsetzung eines Ziels identifiziert werden. Im Rahmen der digitalen Transformation kann mit diesem Typ des World-Cafés die Schwarmintelligenz des eigenen Unternehmens transparent gemacht und in die Entscheidungsfindung integriert werden.
Erweiterungen unter Einbezug anderer Komponenten sind ebenfalls möglich. So nutzt beispielsweise der Keturi-Typ des World- Cafés zusätzlich Bewegung, Musik und Kunst, um den Dialog in eine stärkere emotionale Verbundenheit vertiefen zu können.
Vorbereitung
Herausforderung und Ziele definieren
• Bestimmen Sie, zu welcher Herausforderung eine größere Gruppe von Beschäftigten in den Dialog treten sollte.
• Formulieren Sie die Ziele, die Sie als Gastgeber mit dem World Café erreichen möchten.
• Überlegen Sie wie Ihr World-Café heißen soll, z.B. Transformation Café, New Culture Café oder New Work Café.
Rahmen und Ausgestaltung festlegen
• Für ein gelungenes Event braucht es bedeutungsvolle Dialoge. Das Fundament dafür bilden kraftvolle Fragen, die zum Entdecken einladen und für die Teilnehmer von Bedeutung sind.
• Legen Sie fest, wie viele Personen teilnehmen sollen und wie lange das Events andauert (mindestens 90 Minuten, möglich sind auch Events, die sich über mehrere Tagen erstrecken).
• In der Regel gibt es eine Fragestellung, die alle Tische gleichzeitig für zwei oder drei Dialogrunden erörtern. Es können aber auch unterschiedliche Fragen an mehreren Tischen platziert werden, sodass mehrere Themen parallel vertieft werden können.
• Nutzen Sie zusätzliche Möglichkeiten beim Gestalten der Gesprächsumgebung und entscheiden Sie unter Berücksichtigung der zuvor genannten Prozessschritte, wie Ihr World Café aussehen soll, z.B. an welchem vielleicht eher untypischen Ort oder mit welchen zusätzlichen Dekorationen könnte das Event stattfinden.
Teilnehmer einladen
• Entscheiden Sie, wer partizipieren soll und achten Sie möglichst auf Heterogenität. Die Verschiedenheit der Teilnehmer führt zu neuen Denkweisen, wodurch sich eine Herausforderung weiterentwickelt, anders betrachtet und anders verstanden wird.
• Gestalten Sie eine ansprechende Einladung und zeigen Sie auf diesem Wege Ihre Gastfreundlichkeit, eines der Gastgeber- Prinzipien.
