In unserer aktuellen VUCA Welt hat die Arbeit mit selbst erstellten Zukunftsszenarien ein hohe Bedeutung bekommen. Egal ob kleine, mittlere oder große Unternehmen, mit Szenarien können wir besser innovieren, entscheiden und Strategien erstellen.
Ich möchte nun vor allen Dingen, mit diesem Artikel, helfen dieses Thema Zukunftsszenarien zu entzaubern und es für jedes Team nutzbar machen. Mit Zukunftsszenarien kann wirklich jedes Team arbeiten und schnelle, zielführende Wirkungen und Ergebnisse erzielen – sie sind keinesfalls nur ein Werkzeug für Strategen, Top-Management, Visionäre und Zukunftsforscher.
Häufige Fragen zu Zukunftsszenarien
Folgende Fragen habe ich aktuell häufig gehört und versuche ich in diesem Schlaglicht mal zu beleuchten:
- Was ist ein Zukunftsszenario?
- Wie nutze ich Zukunftsszenarien effizient in der Innovationsarbeit?
- Welche Szenariotechniken gibt es?
- Wie arbeitet man richtig mit Zukunftsszenarien?
- Wie helfen Zukunftsszenarien in der nachhaltigen Transformation?
- Welchen Unterschied gibt es zwischen Trends und Zukunftsszenarien?
- Was sind die wichtigsten Anwendungsfälle für Szenarien?
- Was ist ein Szenario einfach erklärt?
- und viele mehr
Zunächst einmal, was sind Zukunftsszenarien?
Nun, in einfachen Worten, sind Zukunftsszenarien eine Reihe von aufgeschriebenen Annahmen über mögliche zukünftige Ereignisse und deren positive oder negative Auswirkung auf unser Business. Sie können sich auf verschiedene Aspekte wie Technologie, Wirtschaft, Politik und sogar die Gesellschaft konzentrieren.
Diese Szenarien werden dann genutzt, um potenzielle Strategien und Maßnahmen zu ermitteln, die einem Unternehmen helfen können, sich besser auf die Zukunft vorzubereiten. Somit sind die Szenarien ein wirkungsvolles Werkzeug in vielen Abteilungen wie Innovation, Forschung & Entwicklung, Vertrieb, Marketing und Produktion.
Zukunftsszenarien sind, seit vielen Jahren, auch ein wichtiger Bestandteil unserer Arbeit im verrocchio Institute und damit auch enthalten in unserer Ausbildung zum Innovation Coach. Rückwirkend betrachtet kann ich sagen, die meisten Innovationsprojekte wären ohne eine initiale Szenarioarbeit gescheitert.
Wichtig: Zukunftsszenarien sind nicht dazu gedacht, die Zukunft genau vorherzusagen! Vielmehr sollen sie dazu dienen, ein breiteres Verständnis für mögliche, wahrscheinliche Entwicklungen zu gewinnen, um so eine robustere Strategieplanung zu ermöglichen. In der Praxis kannst du Zukunftsszenarien in verschiedenen Bereichen einsetzen. Auf mögliche Anwendungsbereiche gehe ich später noch genauer ein.
Was sollten die Bestandteile eines Zukunftsszenarios sein?
Damit die selber erstellten Szenarien Wirkung erzielen, müssen diese garnicht hochkomplex oder über seitenweise lange Informationen verfügen. Über die letzten Jahre haben wir 6 wesentliche Bestandteile identifiziert, die jedes Szenario enthalten sollte – diese Bestandteile lassen sich am besten in Fragen ausdrücken:
- Wer oder was verändert sich?
Dies ist der Fokuspunkt, den du in deinem Szenario reflektierst. Das kann z.B. ein Kunde, ein Wettbewerber, eine Technologie, eine Branche, eine Norm oder ein Gesetz sein. - Wie verändert es sich?
Hier beschreibst du, in welcher Form oder Art und Weise sich dein Fokuspunkt verändert – es kann eine, in Bezug auf dein Unternehmen, positive oder auch negative Veränderung sein. - Wann und wie lange verändert es sich?
Hier geht es um den zeitlichen Aspekt der Veränderung – was denkst du, wann die Veränderung einsetzt und wie lange diese anhält? - Wie ist der Effekt auf unser Business?
Hier beschreibst du den exakten Effekt, den die Veränderung des Fokuspunkts auf dein Business hat. Nimm bei Beschreibung des Effekts gerne eine detaillierte Flughöhe ein. - Welche Indizien, Beobachtungen und Quellen habe ich für das Szenario?
Wichtig ist, dass du mitteilst, auf welche Indizien, Beobachtungen und Quellen du dein Szenario stützt. Generell gilt – je mehr Indizien und Quellen, desto besser! - Was sollten wir tun? Was ist unsere Ableitung?
An dieser Stelle koppelst du dein Szenario an die Zukunft des Unternehmens und erstellst Ideen, Maßnahmen oder Strategien, was du empfiehlst, um an der positiven Veränderung teilzunehmen oder die mögliche negative Veränderung abzuwehren.
Als effizientes und schnell herzustellendes Arbeitsformat empfiehlt es sich, das Szenario insgesamt auf einer DIN A3 großen Fläche zu erstellen. In einigen Großgruppenformaten können es gerne auch größere Formate sein.
Das MethodPad „Zukunfszenarien“ aus unserem verrocchio Institute ist ein solches DIN A3 Arbeitsformat bzw. Arbeitsblatt für die zielführende Erstellung von Szenarien. Dieses MethodPad eignet sich auch hervorragend für die Szenarioarbeit auf Kollaborationsboards wie Conceptboard oder Miro.
Relevante und bekannte Anwendungsbereiche
Die Anwendungsbereiche von Szenarienarbeit sind mittlerweile ein großes Feld und es gibt so viele Möglichkeiten, wie ihr Szenarien praktisch einsetzen könnt. Im Folgenden habe ich euch die am häufigsten zu findenden Anwendungsbereiche einmal zusammengefasst.
- Strategische Planung
Eigene Szenarien können dazu genutzt werden, um deine Geschäftsstrategie zu entwickeln oder zu überprüfen. Du kannst unterschiedliche Szenarien durchspielen und sehen, wie dein Unternehmen unter verschiedenen Bedingungen reagieren würde. Dies kann dazu beitragen, Schwachstellen in deiner aktuellen Strategie aufzudecken und mögliche Verbesserungen zu identifizieren. - Innovationsmanagement
Zukunftsszenarien können dir helfen, neue Geschäftsideen, Business Modelle oder Innovationspotentialfelder zu erkennen. Durch die Untersuchung von Trends und möglichen Entwicklungen kannst du erkennen, wo mögliche Lücken in der Marktnachfrage auftreten könnten und wie du diese durch Innovationen füllen könntest. - Reichweite von Entscheidungen evaluieren
Wenn in deinem Team große und sehr relevante Entscheidungen anstehen, können die Szenarien helfen die Reichweite und Bedeutung der anstehenden Entscheidung klarer zu bestimmen. Damit werden notwendige Diskussionen klarer und weniger aufreibend, da alle Beteiligten besser synchronisiert sind. - Entwicklung von Visionen
Unternehmen mit starken Visionen sind in der aktuellen Zeit erfolgreicher als Unternehmen ohne eine klare Vision. Eine Galerie von Szenarien kann helfen, eine kraftvolle Vision effizient zu erstellen, die sowohl alle Mitarbeiter, als auch Stakeholder abholt und wirkungsvoll ausrichtet. - Entwicklung von Kernleistungsaufträgen
Neben einer Vision sind auch Kernleistungsausfträge für Teams, Bereiche und Abteilungen im Unternehmen unabdingbar für innovative und nachhaltige Erfolge. Szenarien können helfen, zielführende Kernleistungsausfträge schnell zu identifizieren. - Reflexion / Einordung der aktuellen Situation
In unserer VUCA Zeit geraten Teams und Unternehmen plötzlich und unerwartet in neue und oft sehr herausfordernde Situationen, die sie ins Straucheln bringen. Die häufige Frage, die dann entsteht: „Ist das nun ein kurzzeitiges Phänomen oder eine längerfristige Veränderung?“ Mit eigenen Szenarien könnt ihr die Situation zuverlässig einordnen. - Den Status Quo in Frage stellen
„Warum sind die Dinge wie sie sind und können sie nicht auch ganz anders getan werden?“ Wer sich diese Frage stellt ist schon gut in Richtung Innovation und Transformation unterwegs. Mit Szenarien fällt es uns leichter zu sehen, welchen Aspekt unserer Wertschöpfung wir in Frage stellen sollten, um Potentialfelder für ein Neudenken zu finden. - Risikomanagement
Indem du verschiedene Szenarien durchgehst, kannst du potenzielle Risiken identifizieren und Maßnahmen zur Risikominderung planen. Es kann helfen, mögliche Krisen besser zu bewältigen, indem man bereits Pläne für den Umgang mit ihnen erstellt. - Personalentwicklung
Indem du dir vorstellst, wie sich die Arbeitswelt in der Zukunft entwickeln könnte, kannst du besser planen, welche Fähigkeiten und Kompetenzen deine Mitarbeiter benötigen werden. Dies kann dir helfen, effektivere Ausbildungs- und Entwicklungsprogramme zu erstellen. - Produktentwicklung
Durch die Erstellung von Zukunftsszenarien, die technologische Fortschritte und Veränderungen in den Verbraucherpräferenzen berücksichtigen, kannst du besser planen, welche Produkte oder Dienstleistungen du entwickeln solltest, um wettbewerbsfähig zu bleiben. - Kundenbeziehungsmanagement
Indem du dir vorstellst, wie sich die Bedürfnisse und Wünsche deiner Kunden in der Zukunft entwickeln könnten, kannst du besser darauf vorbereitet sein, sie zu erfüllen und so starke Kundenbeziehungen aufzubauen und zu pflegen. - Lieferkettenmanagement
Zukunftsszenarien können dir dabei helfen, mögliche Veränderungen in deiner Lieferkette zu antizipieren. Dies können z. B. politische Veränderungen, Umweltkatastrophen oder technologische Fortschritte sein, die dein Lieferkettenmanagement beeinflussen könnten. - Nachhaltigkeitsmanagement
Mit Hilfe von Zukunftsszenarien kannst du auch die Umweltauswirkungen deines Unternehmens besser bewerten und Strategien zur Reduzierung dieser Auswirkungen entwickeln. - Marketing und Vertrieb
Zukunftsszenarien können dazu beitragen, Trends und Veränderungen im Verbraucherverhalten zu erkennen, die deine Marketing- und Verkaufsstrategien beeinflussen könnten. - Gesetzgebung und Compliance
Durch die Betrachtung möglicher politischer und rechtlicher Veränderungen kannst du besser vorbereitet sein, um auf diese zu reagieren und die Compliance deines Unternehmens sicherzustellen.
Wir leben in einer Zeit, die sehr volatil, unberechenbar, unsicher, komplex und teils widersprüchlich geworden ist. Unser Business taktet schneller und so gut wie alle Zyklen werden kürzer. Besonders hier kann eine integrierte und permanente Arbeit mit Zukunftsszenarien eine sehr große Hilfe sein, um weiterhin sinnvoll und zielführend zu agieren, zu innovieren und zu transformieren.
Die grundlegenden Arbeitspakete für Teams
Solltet ihr euch entschließen, die Arbeit mit Zukunftsszenarien in eurer Tagesgeschäfts bzw. Projektarbeit zu integrieren, dann solltet ihr folgende wesentlichen Arbeitspakete fokussieren. Auf diese Weise könnt ihr mit eurer Arbeit schnell gute Resultate erzielen.
- Szenarien gemeinsam erstellen
Der erste klassische Schritt besteht darin, eine eigene Galerie von Szenarien anzulegen. Am besten ihr tut dies in 2er Teams, in dem der eine Teilnehmer der Denker und der andere der Schreiber des Szenarios ist. Aus der Erfahrung kann ich sagen, dass eine erste Galerie mindestens 20 Szenarien haben sollte. Mehr als 50 Szenarien sollten es nicht werden, da sie nicht mehr handhabbar sind. - Szenarien gemeinsam lesen
Es ist wichtig, dass jedes Mitglied des Teams nun jedes Szenario liest und ggf. Verständnisrückfragen an das Autorenteam stellt.
- Szenarien im Team synchronisieren
Ratsam ist es auch abzuklären, ob alle im Team die einzelnen Szenarien gleichermaßen verstehen. An dieser Stelle könnte man somit mögliche Redundanzen aus der Galerie entfernen oder auch Szenarien verschmelzen. - Auf den Szenarien vermerken, wer an welches Szenario glaubt
Nun vermerkt jedes Teammitglied mit seinem Namenskürzel, an welche Szenarien er gleichermaßen glaubt. So lässt sich auf den Szenarien sofort ablesen, wie es um die Akzeptanz im Team bestellt ist. Es ist völlig normal, dass es sowohl schwache als auch starke Szenarien in der Galerie gibt. Im Laufe der Zeit kann sich dieses Akzeptanz auch verschieben. - Szenarien vergleichen und clustern, z.B. mit Hilfe der Scenario Map
Je nach Anwendungsbereich macht es anschließend Sinn, die Szenarien zu vergleichen, zu clustern oder in Scenario-Maps zu integrieren, um daraus Ideen, Maßnahmen oder Strategien abzuleiten. - Szenarien für alle sichtbar machen, z.B. an einer Szenario Wall
Damit Szenarien langfristig eine Wirkung auf das Business entfalten hat sich gezeigt, dass es einen großen Effekt hat, wenn die eigene Galerie der Szenarien sichtbar für alle platziert wird. Dies kann z.B. an einer großen Wand oder auf einem zentralen Kollaborationsboard geschehen. - Szenarien regelmäßig kontrollieren und updaten
Nachdem die Galerie erstellt ist und die Szenarioarbeit begonnen hat, sollte man die Galerie erfahrungsgemäß 1 mal im Quartal einem kurzen Stresstest unterziehen, um zu überprüfen, ob sich die Bedeutung der Szenarien verändert hat.
Konkrete Tools und Methoden für die Szenarioarbeit
Für eine effiziente Szenarioarbeit habe noch eine erste kleine Auswahl von Tools zusammengestellt, mit denen ich sehr gerne arbeite:
- MethodPad „Zukunfszenarien“ vom verrocchio Institute
- MethodPad „Scenario – Map“ vom verrocchio Institute
- Methode „Zeitungsartikel aus der Zukunft„
- Methode „Future Quickies„
- Methode „Future Fruit„
- Methode „Inspiration from the future„
- Methode „Business Wargaming„
Welche typischen Fehler existieren?
Viele Probleme, die bei der Arbeit mit Zukunftsszenarien auftreten können, lassen sich auf einen typischen, sehr wesentlichen Fehler zurückführen: „Die Flughöhen und Bezugssysteme werden nicht definiert.“
Damit Zukunftsszenarien maximal helfen, MÜSSEN sie grundsätzlich vergleichbar sein! Die Szenarien müssen in Bezug auf ihre Dimension, wie beispielsweise das Team, das Produkt, die Kunden, die Branche, das Land oder die Welt synchronisiert und einsortiert sein. Zusätzliche muss die zeitliche Dimension definiert sein: betrachten wir ein Szenario in einem Jahr, in 2 Jahren, in 5 Jahren, usw.
In die Bestimmung der hilfreichen und zielführenden Dimensionen stecken wir mit unseren Kunden viel Ehrgeiz – ein Aufwand, der immer belohnt wird.
Ich hoffe, diese Informationen geben euch einen Einblick, wie ihr Zukunftsszenarien in euren Teams effizient nutzen könnt. Denkt daran, dass es wichtig ist, stets ein breites Spektrum an möglichen Szenarien zu betrachten und nicht nur die wahrscheinlichsten oder wünschenswertesten. So seid ihr auf alle Eventualitäten vorbereitet und könnt euer Unternehmen auf eine robuste und nachhaltige Zukunft ausrichten.
Und wenn ihr noch tiefer einsteigen wollt: wir vom verrocchio Institute bieten u. a. sehr effiziente Teamworkshops und 90-minütige Impulsworkshops zur Arbeit mit Zukunftsszenarien an.
